Systema Cont�bil - Apresenta��o eSocial

Apresentação eSocial que passa a vigorar a partir de 01/01/2018

Este trabalho foi elaborado com base nas informações constantes do Manual de Orientação do eSocial, versão 2.2, aprovado pela Resolução CG-eSocial nº 6/2016 , bem como na Resolução CG-eSocial nº 1/2015 , a qual regulamentou o eSocial como instrumento de unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, que padroniza sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição, constituindo o Ambiente Nacional, na Resolução CG-eSocial nº 7/2017 , que aprovou a versão 2.2.01 dos leiautes do eSocial e repectivos anexos, na Resolução CG-eSocial nº 3/2015 , que trata sobre o tratamento diferenciado, simplificado e favorecido dispensado a microempresas e empresas de pequeno porte e, ainda, na Resolução CD-eSocial nº 2/2016 , que fixa o cronograma de implantação do eSocial.

Nossas informações estão baseadas na legislação e nas publicações dos órgãos competentes até a data de 17.04.2017, posto que os órgãos e as entidades integrantes do Comitê Gestor do eSocial (MTb, INSS, RFB e Caixa) deverão, ainda, regulamentar, no âmbito de suas competências, as disposições da Resolução CG-eSocial nº 1/2015 e Resolução CD-eSocial nº 2/2016 .

Considerando que os órgãos anteriormente mencionados deverão, ainda, regulamentar, no âmbito de suas competências, em atos administrativos específicos, as determinações dos atos em comento, recomendamos aos Srs. Clientes ficarem atentos às notícias publicadas no nosso Produto IOB eSocial online.

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2. Histórico

A Constituição Federal determina, em seu art. 37, inciso XXII, que as administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios terão recursos prioritários para a realização de suas atividades e atuarão de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais, na forma da lei ou convênio.

O Código Tributário Nacional (CTN), em seu art. 199, estabelece que a Fazenda Pública da União e as dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios prestarão mutuamente assistência para a fiscalização dos tributos respectivos e permuta de informações, na forma estabelecida, em caráter geral ou específico, por lei ou convênio.

Assim, a fim de se criar um mecanismo moderno e unificador das atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, foi instituído pelo Governo Federal o chamado Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), por meio do Decreto nº 6.022/2007 , alterado pelo Decreto nº 7.979/2013 .

Com a criação do Sped, o Governo propiciou maior controle e agilidade na fiscalização das informações contábeis e fiscais das empresas por meio de compartilhamento de arquivos eletrônicos, disponibilizados aos níveis de Governo: federal, estadual e municipal, ao mesmo tempo em que promove uniformidade e racionalização no cumprimento das diversas obrigações acessórias por parte das empresas para com o Fisco.

Observa-se que o referido Decreto faz parte das medidas governamentais oriundas do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC 2007 - 2010), lançado pelo Poder Executivo Federal em 22.01.2007, e que tem como uma de suas metas o aperfeiçoamento do sistema tributário com a implantação do citado Sped.

Assim, o Sped é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações.

Atualmente, o Sped é composto por: Escrituração Contábil Digital (Sped-Contábil), a Escrituração Fiscal Digital (Sped Fiscal); a Nota Fiscal Eletrônica NF-e - Ambiente Nacional e a EFD-Contribuições.

Com a publicação da Resolução CG-eSocial nº 1/2015 , foi regulamentado o eSocial (Sped Trabalhista e Previdenciário) que constitui a maior e mais complexa parte do Sped.

As empresas que já mantêm organizadas e atualizadas as suas informações contábeis e fiscais deverão manter também organizadas e atualizadas as informações trabalhistas e previdenciárias. Embora essa necessidade já existisse, o que mudará é o fato de que a não observância das determinações legais in continenti passará a ser acompanhada a par e passo pelo Fisco, o que vale dizer que a empresa estará sendo observada em tempo real pela fiscalização.

Para atender ao eSocial, as empresas deverão se preparar implantando sistemas que permitam o cumprimento das obrigações e treinando colaboradores para que forneçam informações precisas e tempestivas.

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3. O que é o eSocial

O eSocial é parte do sistema de escrituração digital que exigirá que todos os empregadores enviem ao Fisco, de forma unificada, ou seja, em um único documento digital, todas as informações trabalhistas, previdenciárias, fundiárias e tributárias relativas aos seus trabalhadores, sejam eles empregados, avulsos, contribuintes individuais etc.

Inicialmente, o eSocial teve outras denominações, entre as quais "Folha de Pagamento Eletrônica - eFopag"; entretanto, essa nomenclatura não traduzia a abrangência do sistema, o qual vai muito além da simples folha de pagamento.

Como já dissemos, o eSocial irá unificar todos os dados dos trabalhadores, ou seja, tudo o que acontecer na sua vida laboral desde o momento da contratação até a rescisão contratual. Portanto, constituem informações a serem enviadas via eSocial, entre outras: o registro de empregados, concessão de férias, 13º salário, pagamento de remunerações e demais verbas não integrantes desta, estabilidades concedidas, afastamentos do trabalho, acidentes sofridos, recolhimento de contribuições previdenciárias, depósitos fundiários, exames médicos etc.

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4. Objetivos do eSocial

O eSocial objetiva principalmente:

a) aumentar a arrecadação de tributos;

b) simplificar o cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fundiárias;

c) facilitar a fiscalização por parte dos diversos órgãos públicos (Ministério do Trabalho - MTb, Instituto Nacional do Seguro Social - INSS, Receita Federal do Brasil - RFB, e Caixa Econômica Federal - Caixa), do cumprimento das obrigações principais e acessórias por parte das empresas e equiparados;

d) maior qualidade e controle das informações;

e) diminuir a sonegação;

f) eliminar informações em duplicidade, triplicidade etc.

g) garantir os direitos trabalhistas e previdenciários aos trabalhadores.

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5. Vantagens do eSocial para as empresas

O sistema visa simplificar o cumprimento das diversas obrigações principais e acessórias dos empregadores. Portanto, haverá uma racionalização do trabalho, pois, com a sua implantação, os dados que hoje devem ser informados a cada órgão público separadamente e em datas diversas passam a ser prestados uma única vez e em um só ambiente digital. Dessa forma, cada órgão público buscará no sistema em comento as informações a ele relativas.

Portanto, as empresas terão uma simplificação nos seus processos de cumprimento de obrigações, porém isso exigirá não só a organização das informações, como também a sua centralização nos departamentos responsáveis pela inserção dos dados no sistema. Dessa forma, para que os dados sejam captados de forma correta e em tempo hábil, é imprescindível que a comunicação entre os vários departamentos envolvidos (recursos humanos, departamento de pessoal, jurídico, contábil etc.) seja transparente e efetiva.

Além disso, os profissionais responsáveis pela inserção dos dados devem ser treinados de forma a proceder corretamente tais inserções, evitando não conformidades e até mesmo a impossibilidade do envio dos dados no tempo exigido.

O eSocial irá, gradativamente, substituir, entre outros, os seguintes documentos:

a) a Relação Anual de Informações Sociais (Rais);

b) o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);

c) Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP);

Importante

A Caixa Econômica Federal, por meio da Circular Caixa nº 761/2017 , determinou, entre outras providências, que a prestação das informações pelo empregador por meio do eSocial, substituirá, na forma e nos prazos regulamentados pelo Agente Operador do FGTS, a entrega das mesmas informações a que estão sujeitos os empregadores, seja por meio de formulários, declarações, ou pelo Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (Sefip), naquilo que for devido.

As informações contidas nos eventos aplicáveis ao FGTS serão utilizadas pela Caixa para consolidar os dados cadastrais e financeiros da empresa e dos trabalhadores, no uso de suas atribuições legais.

Por consequência, são de total responsabilidade do empregador quaisquer repercussões, no âmbito do FGTS, decorrentes de informações omitidas ou prestadas, ao meio do eSocial.

d) registro do empregado em livros ou fichas de registro;

e) comunicação de férias coletivas ao Ministério do Trabalho.

Importante

O Manual de Orientação do eSocial esclarece que a substituição das informações que são prestadas aos órgãos integrantes do Comitê Gestor do eSocial em outras declarações e formulários pelas informações do eSocial se dará com base na regulamentação de cada órgão, conforme competência legal para exigência dessas obrigações.

Os integrantes do Comitê Gestor disciplinarão os procedimentos e os efeitos para que as informações prestadas no eSocial componham a base de cálculo para a apuração dos débitos delas decorrentes e a base de dados para fins de cálculo e concessão de benefícios previdenciários e trabalhistas, em atos administrativos específicos das autoridades competentes.

Os benefícios assegurados pelo Sped aos empregadores serão:

a) simplificação do cumprimento das obrigações acessórias que passam a ser efetuadas em um só ambiente digital, eliminando o preenchimento e o envio de vários documentos;

b) redução de custos com considerada diminuição do uso de papel, o que também acarretará menor utilização de espaço físico;

c) racionalização do trabalho e maior controle dos serviços relativos às áreas correspondentes (trabalhista e previdenciária);

d) acesso fácil e rápido às informações tanto por parte das empresas, como por parte das fiscalizações dos órgãos competentes;

e) maior qualidade e controle das informações prestadas.

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6. Vantagens do eSocial para o Fisco

Para o Fisco, o eSocial apresentará, entre outras, as seguintes vantagens:

a) aumento da arrecadação de tributos;

b) redução significativa da sonegação;

c) facilidade e rapidez nas fiscalizações;

d) melhoria na qualidade das informações prestadas pela empresa;

e) efetividade no cruzamento de dados.

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7. Vantagens do eSocial para o trabalhador

Com a implantação do sistema, os trabalhadores poderão vir a ter:

a) acesso às suas informações relativas ao contrato de trabalho;

b) ciência do recolhimento das suas contribuições previdenciárias;

c) ciência dos depósitos relativos ao FGTS.

Como se verifica, o sistema trará vantagens para todos os envolvidos; entretanto, no primeiro momento exigirá grande esforço das empresas visando ao seu preparo tecnológico e de pessoal, que deverá ser treinado para o bom desempenho das suas novas atribuições.

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8. Órgãos públicos que utilizarão o eSocial

Por abranger toda a vida laboral do trabalhador, incluindo os tributos e demais obrigações decorrentes do exercício de atividade, o eSocial conterá informações de interesse de diversos órgãos públicos ligados ao âmbito do trabalho e previdenciário.

Dessa forma, terão acesso ao sistema:

a) a Receita Federal do Brasil (RFB);

b) o Ministério do Trabalho (MTb);

c) o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);

d) a Caixa Econômica Federal (Caixa);

e) Conselho Curador do FGTS.

A Justiça do Trabalho também poderá vir a ter acesso ao sistema no tocante às reclamatórias trabalhistas.

Todos os órgãos mencionados continuam com suas respectivas competências e atribuições, porém buscarão as informações em uma única fonte, o eSocial.

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9. Composição do eSocial

O eSocial é composto por:

a) escrituração digital contendo os livros digitais com informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas;

b) sistemas para preenchimento, geração, transmissão, recepção, validação e distribuição da escrituração; e

c) repositório nacional contendo o armazenamento da escrituração.

As informações prestadas pelos empregadores serão enviadas ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS e armazenadas no ambiente nacional.

As informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas serão agrupadas em eventos que contêm:

a) dados cadastrais dos empregadores, da empresa e a eles equiparados em legislação específica e dos segurados especiais;

b) dados cadastrais e contratuais de trabalhadores, incluídos os relacionados ao registro de empregados;

c) dados cadastrais, funcionais e remuneratórios dos servidores titulares de cargos efetivos amparados em regime próprio de previdência social, de todos os poderes, órgãos e entidades do respectivo ente federativo, suas autarquias e fundações, dos magistrados, dos membros do Tribunal de Contas, dos membros do Ministério Público e dos militares;

Nota

Os dados da letra "c" referem-se a ativos, aposentados, transferidos para reserva remunerada, reformados ou reincluídos, seus dependentes e pensionistas, devendo abranger também as informações de outras categorias de segurados amparados em regime próprio de previdência social com fundamento em decisão judicial ou em legislação específica do ente federativo.

d) dados cadastrais dos dependentes dos empregados, dos trabalhadores avulsos e dos segurados dos regimes geral e próprios de previdência social;

e) dados relacionados às comunicações de acidente de trabalho, às condições ambientais do trabalho e do monitoramento da saúde do trabalhador e dos segurados servidores públicos mencionados na letra 'c" imediatamente anterior;

f) dados relacionados à folha de pagamento e outros fatos geradores, bases de cálculo e valores devidos de contribuições previdenciárias, contribuições sociais de que trata a Lei Complementar nº 110/ 2001 , contribuições sindicais, FGTS e imposto sobre renda retido na fonte;e

g) outras informações de interesse dos órgãos e entidades integrantes do Comitê Gestor do eSocial, no âmbito de suas competências.

Conforme já informado anteriormente, os órgãos partícipes do sistema (MTb, INSS, RFB e Caixa) ainda irão disciplinar os procedimentos e os efeitos para que as informações prestadas no eSocial componham a base de cálculo para a apuração dos débitos delas decorrentes e a base de dados para fins de cálculo e concessão de benefícios previdenciários e trabalhistas em atos administrativos específicos das autoridades competentes.

Importante

O registro das informações nos respectivos eventos do eSocial não dispensa os empregadores de manter, sob sua guarda e responsabilidade, os documentos trabalhista, previdenciários e fundiários, na forma e prazos previstos na legislação aplicável.

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10. Transmissão dos eventos - Prazos

Os eventos serão transmitidos observando-se uma sequência lógica. Os eventos inicialmente enviados serão utilizados para o processamento das informações dos eventos enviados posteriormente. O Manual de Orientação do eSocial determina que:

a) os eventos inciais constitui o primeiro grupo de eventos a ser transmitido ao Ambiente Nacional do eSocial. Estes eventos identificam o empregador/contribuinte/órgão público, e contém dados básicos de sua classificação fiscal e de sua estrutura administrativa. Inclui-se neste grupo o cadastramento inicial dos vínculos dos empregados ativos, servidores ativos, mesmo que afastados, os militares e os beneficiários dos Regimes Próprios de Previdência Social (RPPS), no momento da implantação do eSocial. O cadastramento inicial dos vínculos somente deve ser enviado após o grupo de eventos de Tabelas;

b) os eventos Tabelas do Empregador contém informações que são utilizadas para validação de grande parte dos eventos do eSocial, tais como: rubricas da folha de pagamento, informações de processos administrativos e judiciais, lotações, relação de cargos e funções, jornada de trabalho, horário contratual, ambientes de trabalho e outras necessárias para verificação da integridade dos eventos periódicos e não periódicos. Por esta razão é obrigatório a transmissão das Tabelas logo após o envio do evento de Informações do Empregador/Contribuinte/órgão público e antes dos eventos de cadastramento inicial, e dos eventos periódicos e não periódicos;

c) como regra geral, a definição dos prazos de envio dos eventos não periódicos respeita regras que asseguram os direitos dos trabalhadores, caso da admissão e do acidente de trabalho, ou possibilitam recolhimentos de encargos que tenham prazos diferenciados, caso do desligamento. Como estes fatos/eventos passam a ter prazo específico para sua transmissão ao eSocial, vinculados a sua efetiva ocorrência, o manual apresenta em cada descrição dos eventos não periódicos seu respectivo prazo de envio. Os eventos não periódicos sem prazo diferenciado devem ser enviados, quando ocorrerem, antes dos eventos mensais da folha de pagamento, com o objetivo de se evitar inconsistências entre a folha de pagamento e os eventos de tabelas e os não periódicos;

d) o melhor momento para se transmitir os eventos não periódicos e os de tabela é imediatamente após a sua ocorrência. Este procedimento além de impedir possíveis inconsistências, evita tanto o represamento desnecessário de eventos a serem transmitidos quanto o congestionamento de redes pela transmissão de última hora;

e) os eventos periódicos devem ser transmitidos até o dia 07 do mês seguinte, antecipando-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior, em caso de não haver expediente bancário.

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11. Certificação digital

O Manual do eSocial determina que os eventos que compõem o eSocial devem ser transmitidos mediante autenticação e assinatura digital utilizando-se certificado digital válido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).

Os empregadores/contribuintes não obrigados à utilização do certificado digital podem gerar Código de Acesso no Portal eSocial.

Os Órgãos Públicos que optarem pelo uso do portal serão submetidos ao mesmo procedimento de empregadores/contribuintes obrigados à utilização do certificado digital.

A obtenção do Código de Acesso exige o registro do número do CPF, data de nascimento e o número dos recibos de entrega do Imposto de Renda Pessoa Física (DIRPF) dos dois últimos exercícios. Não possuindo as DIRPF, em seu lugar deverá ser registrado o número do Título de Eleitor.

Caso o empregador não possua as DIRPF e tão pouco o título de eleitor, só poderá acessar o Portal do eSocial por meio de Certificação Digital.

Podem utilizar o código de acesso, como alternativa ao certificado digital:

a) o Microempreendedor Individual (MEI) com empregado, o segurado especial e o empregador doméstico;

b) a Micro e pequena empresa optante pelo Simples Nacional que possua até 3 empregados, não incluídos os empregados afastados em razão de aposentadoria por invalidez; e

c) o contribuinte individual equiparado à empresa e o produtor rural pessoa física que possuam até 7 empregados, não incluídos os empregados afastados em razão de aposentadoria por invalidez.

Os órgãos públicos estão obrigados a utilizar certificação digital, ainda que optem pelo uso do Portal para o envio das informações.

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12. Microempresas(ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP)

A Resolução CG-eSocial nº 3/2015 determinou que as microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) terão à disposição, no âmbito do eSocial, sistema eletrônico online gratuito, disponibilizado pela administração pública federal, que possibilitará, a partir da inserção de dados, a geração e a transmissão dos arquivos referentes aos eventos.

O microempreendedor individual que tenha um empregado terá módulo voltado para suas especificidades e será objeto de regulamentação própria.

O mencionado sistema eletrônico online será desenvolvido, observadas as seguintes diretrizes:

a) não exigência de informações que, a partir da utilização de identificadores da empresa ou de seus empregados, possam ser obtidas em bases de dados disponíveis aos órgãos públicos;

b) ocultação de campos não aplicáveis à situação específica do usuário;

c) preenchimento automático de campos que resultem da combinação de dados já inseridos no sistema ou destes com informações que constam em cadastros de propriedade de órgãos públicos.

O sistema eletrônico online será disponibilizado para utilização em caráter experimental e opcional, por parte das ME e EPP, durante 6 meses. Durante esse período, as ME e EPP poderão continuar a prestar as informações utilizando os meios de registro e transmissão permitidos na forma da legislação e do regulamento vigentes.

Os prazos para inserção das informações do eSocial referentes aos eventos respectivos aplicam-se, igualmente, às ME e EPP, uma vez iniciada a obrigatoriedade de adesão.

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13. Penalidades

Aquele que deixar de prestar as informações no prazo fixado ou que a apresentar com incorreções ou omissões ficará sujeito às penalidades previstas na legislação.

Documentos trabalhistas que o eSocial irá substituir

O sistema do eSocial irá substituir vários documentos relativos à área trabalhista e previdenciária. Entretanto, o prazo a partir do qual esta substituição deverá ocorrer ainda não foi fixado pelos órgãos competentes.

Conforme já vimos, o eSocial substituirá:

a) contrato de trabalho;

b) registro de empregados;

c) Relação Anual de Informações Sociais (Rais);

d) Cadastro Geral e Empregados e Desempregados (Caged);

e) Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (Sefip);

f) folha de pagamento;

g) Manual Normativo de Arquivos Digitais (Manad);

h) Guia da Previdência Social (GPS).

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14. Cronograma de Implantação do eSocial

A Resolução CD-eSocial nº 2/2016 determinou que a implantação do eSocial se dará conforme o seguinte cronograma:

a) em 1º.01.2018 para os empregadores e contribuintes com faturamento no ano de 2016 acima de R$ 78.000.000,00;

b) em 1º.07.2018 para os demais empregadores e contribuintes.

A prestação das informações dos eventos relativos a saúde e segurança do trabalhador (SST) ficará dispensada nos 6 primeiros meses depois das datas de início da obrigatoriedade do eSocial.

Até 1º.07.2017 será disponibilizado aos empregadores e contribuintes ambiente de produção restrito com vistas ao aperfeiçoamento do sistema.

O tratamento diferenciado, simplificado e favorecido a ser dispensado às ME e EPP, ao microempreendedor individual (MEI) com empregado, ao segurado esp